5 Aktion in der Detailansicht ausführen
(Buchen, stornieren und gutschreiben)

Damit Sie Ihren Kunden reibungslosen Service bieten können, bietet Ihnen das Händler Cockpit die Möglichkeit, manuelle Buchungen und Gutschriften selbst durchzuführen. Buchungen, Gutschriften und Stornierungen sind in der Detailansicht eines Vorgangs erlaubt.
Die Anwendung bietet Ihnen die Möglichkeit, dem Vorgang zusätzliche Aktionen hinzuzufügen. Um eine Aktion durchzuführen, müssen Sie die Detailansicht eines Vorgangs öffnen. Abhängig vom Status des Vorgangs sind im Kombinationsfeld der Drop-down-Liste “Aktion wählen” unterschiedliche Aktionen auswählbar. Eine Erklärung zu den Aktionen finden Sie in der folgenden Tabelle “Aktionen”.

Aktion	Beschreibung
Buchen	Wenn ein Betrag zuvor lediglich reserviert (autorisiert) wurde, dann muss dieser anschließend mittels einer Buchung der Karte oder dem Konto tatsächlich belastet werden – erst dann findet ein Geldfluss statt. Dieses findet in der Regel dann statt, wenn die Ware an den Endkunden verschickt wird.
Gutschrift	Mit einer Gutschrift wird eine Rückerstattung an den Endkunden veranlasst. Dieses findet in der Regel nach einer Waren-Retoure oder einer Reklamation statt.
Stornieren	Einen Vorgang oder eine Zahlungstransaktion abbrechen. Stornieren Das Stornieren einer Buchung ist nur an dem Tag möglich, an dem die Buchung durchgeführt wurde. Wenn Sie zu einem späteren Zeitpunkt eine Buchung rückgängig machen wollen, können Sie die Aktion “Gutschrift” ausführen.
Abonnement anlegen	Regelmäßige Buchungen über einen bestimmten Zeitraum für die Karten- oder Kontodaten eines Vorgangs einrichten. Abonnements Sie können Abonnements nur mit den Zahlungsarten “Lastschrift” oder “Kreditkartenzahlung” anlegen.
Manuelle Autorisierung ausführen	Genehmigte Zahlungen nach Ablauf der Autorisierungsdauer erneut autorisieren.   Manuelle Autorisierung ausführen Beträge sind nur für eine bestimmte Zeit bei Ihrer Bank autorisiert. Wenn nur eine Teil-Buchung erfolgt ist, können Sie mit der Aktion “Manuelle Autorisierung ausführen” die Differenz des gesamten Betrags abzüglich des bereits gebuchten Betrags neu autorisieren. Beispielsweise können Sie für eine ausstehende Nachlieferung einen noch offenen Betrag neu autorisieren.
Löschen personenbezogener Daten	Personenbezogene Daten des Kunden vom Vorgang löschen.   Löschen personenbezogener Daten Beachten Sie bitte, dass nach dem Löschen dieser Daten keine weiteren Aktionen wie Buchung oder Gutschrift sowie auch keine Fehleranalyse mehr möglich sind.

5.1 Detailansicht eines Vorgangs aufrufen

Um die Detailansicht eines Vorgangs zu öffnen, klicken Sie in der Spalte Händlervorgangsnummer auf die gewünschte Nummer. Die Detailansicht des Vorgangs gliedert sich in die Bereiche mit den Kunden- und Vorgangsdaten sowie darunter den Buchungsdaten. Die Kundendaten umfassen zum Beispiel Kreditkartendaten und Kontoverbindungen. Sofern Sie die Betrugsprävention mit Prüfung des Kartenherkunftslandes nutzen, finden Sie hier auch das Herkunftsland der Kreditkarte. Die Vorgangsdaten enthalten Informationen wie Datum, Transaktionsnummern und Betrag. Danach folgen die vom Händlersystem gelieferten Informationen über gekaufte Produkte im Warenkorb. Die Buchungsdaten darunter enthalten eine Ta­belle mit Informationen über alle Transaktionen, die zu dieser Zahlung ge­hö­ren. Hier werden Zeitpunkt, Aktion, Status, Code, Währung und Betrag von Au­to­risierung, Buchung und Gutschrift festgehalten. Außerdem können Sie in der Detailansicht weitere Aktionen dem Vorgang hinzufügen, wie z. B. Buchungen oder Gutschriften.

Hinweis: Im Bereich der Vorgangsdaten finden Sie den Approval Code, die Genehmigungsnummer. Mit dieser Nummer bestätigt Ihre Kartengesellschaft erfolgreiche Autorisierungen.

5.2 Gutschrift oder Buchung einem Vorgang hinzufügen

Eine Buchung oder Gutschrift ist nur möglich, wenn der Vorgang den Status “OK” besitzt.

Um mehrere Buchungen oder Gutschriften durchführen zu können, müssen Sie eine Batch-Datei in der Anwendung hochladen. Eine ausführliche Erklärung zum Aufbau und der Verwendung von Batch-Dateien finden Sie im Programmierhandbuch im Kapitel zum Batch-Manager. Eine Anleitung zum Hochladen der Batch-Datei finden Sie hier: 6.4 Vorgänge mit Batch-Dateien erstellen

Abhängig vom derzeitigen Status des Vorgangs sind im Kombinationsfeld Aktion wählen verschiedene Möglichkeiten verfügbar. Wählen Sie dort Buchen, Stornieren, Abonnement anlegen, Manuelle Autorisierung ausführen oder Gutschrift aus und klicken dann auf die Schaltfläche Aktion ausführen.

Bei einer Gutschrift geben Sie die Höhe der gewünschten Gutschrift im gezeigten Dialogbereich ein. Um ganz sicher zu gehen, dass die Gutschrift wirklich gewünscht ist, bittet das Händler Cockpit noch einmal um Bestätigung des Betrages per Klick auf die Schaltfläche Ausführen, bevor die Gut­schrift tatsächlich durchgeführt wird. Nach Ausführung der Gutschrift wird die Buchungstabelle in der Detailansicht um eine Zeile erweitert: In der Spalte Aktion erscheint die Credit-Transaktion. In der Übersicht der Vorgänge sehen Sie dies in der Spalte Betrag Gutschrift. Für die anderen Aktionen Buchung und Stornierung ist der Ablauf identisch. Beachten Sie dabei jedoch, dass eine Stornierung einer Buchung nur am gleichen Tag möglich ist. Später müssen Sie stattdessen eine Gutschrift ausführen. Mit der Aktion Manuelle Autorisierung ausführen haben Sie schließlich die Möglichkeit, bereits autorisierte Zahlungen nach Ablauf der Autorisierungsdauer erneut zu autorisieren. Dabei ist nur noch der Restbetrag als Differenz des ursprünglichen Autorisierungsbetrags abzüglich des bereits gebuchten Betrags verfügbar. So können Sie beispielsweise einen offenen Betrag für eine noch ausstehende Nachlieferung neu autorisieren.

i Eingabefeld “Betrag”

Der eingegebene Betrag ist von der Währung des Vorgangs abhängig. Die Währung des Vorgangs kann nicht geändert werden.

Der eingegebene Betrag ist von der vorher gewählten Währung im Kombinationsfeld “Währung” abhängig. Sie müssen den Betrag in der größten Währungseinheit in der Dezimalschreibweise der Währung eingeben (z. B. 10,50 €). Ob Dezimalstellen zulässig sind, hängt jedoch von der jeweiligen Währung ab.

5.3 Vorgang stornieren

Um eine Stornierung auszuführen, rufen Sie die Detailansicht eines Vorgangs aus und wählen “Stornieren” im Kombinationsfeld “Aktion wählen” aus.

i Stornieren

Das Stornieren einer Buchung ist nur an dem Tag möglich, an dem Buchung durchgeführt wurde. Wenn Sie zu einem späteren Zeitpunkt eine Buchung rückgängig machen wollen, müssen Sie die Aktion “Gutschrift” ausführen.

5.4 Abonnement für die Karten- oder Kontodaten eines Vorgangs anlegen

Um ein Abonnement anzulegen, wählen Sie “Abonnement anlegen” im Kombinationsfeld “Aktion wählen” aus.

i Abonnements

Abonnements anlegen erfolgt bei uns ausschließlich über die OBS-Schnittstelle.

5.5 Personenbezogene Kundendaten des Vorgangs löschen

Um der neuen Datenschutzverordnung (DSGVO) gerecht zu werden, haben Sie die Möglichkeit, die personenbezogenen Daten nach Ablauf des Vorgangs zu löschen.
Um die personenbezogenen Daten zu löschen, wählen Sie “Löschen personenbezogener Daten” im Kombinationsfeld “Aktion wählen” aus.

→ Das Bestätigungsfenster der Aktion “Löschen personenbezogener Daten” öffnet sich. Sie werden vor dem Löschen darauf hingewiesen, dass Sie danach keine weiteren Transaktionen mehr dem Vorgang hinzufügen können.

5.6 Zahlung des Vorgangs neu autorisieren

Um eine manuelle Autorisierung auszuführen, wählen Sie “Manuelle Autorisierung ausführen” im Kombinationsfeld “Aktion wählen” aus. Klicken Sie auf die Schaltfläche “Aktion ausführen”.

i Manuelle Autorisierung ausführen

Beträge sind nur für eine bestimmte Zeit bei Ihrer Bank autorisiert. Wenn nur eine Teil-Buchung erfolgt ist, können Sie mit der Aktion “Manuelle Autorisierung ausführen” die Differenz des gesamten Betrags abzüglich des bereits gebuchten Betrags neu autorisieren. Beispielsweise können Sie für eine ausstehende Nachlieferung einen noch offenen Betrag neu autorisieren.